Perkembangan teknologi yang pesat memicu perkembangan budaya paperless dalam perusahaan. Konsep paperless di perusahaan masih cukup asing. Akan tetapi, keuntungan dari implementasi paperless dalam perusahaan sangat banyak, lho! Bahkan konsep ini juga bisa berperan besar dalam menghijaukan dan membuat bumi semakin asri. Dalam perusahaan, Software untuk HRD dapat mewujudkan konsep paperless. Penasaran bagaimana caranya? Simak ulasan LinovHR di bawah ini, yuk!
Apa itu Paperless?
Lingkungan kantor identik dengan tumpukan dokumen yang terbuat dari kertas. Penggunaan kertas sangat akrab dengan cara manual dalam segala aspek di perusahaan. Padahal kertas terbuat dari pohon dan jika terlalu banyak digunakan akan mengorbankan kelestarian bumi. Di samping itu, tumpukan dokumen kertas tidaklah praktis dan merepotkan. Namun, berkat perkembangan teknologi, kini perusahaan dapat memanfaatkan produk teknologi dan mulai mengurangi penggunaan kertas.
Manfaat Paperless dalam Software untuk HRD
Kebiasaan perusahaan yang terbiasa menggunakan kertas memang sulit diubah. Bagaimana tidak? Menggunakan kertas adalah kebiasaan yang terbentuk berabad-abad tidak akan mudah untuk ubah. Akan tetapi, perusahaan dapat secara perlahan berubah dan menyesuaikan dengan teknologi dan akhirnya mengurangi penggunaan kertas. Jika melihat manfaatnya, perusahaan pasti akan mempertimbangkan untuk mengurangi kertas dan beralih ke teknologi. Apa saja manfaat dari paperless dalam software untuk HRD?
Produktivitas
Tumpukan dokumen tidak dapat membantu saat karyawan tiba-tiba membutuhkan informasi tertentu. Karyawan akan mengalami kesulitan untuk menemukan informasi yang dicari. Selain itu mencatat manual di kertas akan menghabiskan waktu banyak. Namun, dengan mengandalkan teknologi dan paperless, pencarian dan pendataan informasi bisa lebih cepat. Kinerja karyawan pun menjadi lebih produktif. Tinggal ketik kata kunci mengenai informasi yang dicari dan klik button search, maka informasi yang dicari akan segera muncul.
Hemat
Biaya penyimpanan dokumen fisik cukup merepotkan. Bayangkan jika di suatu kantor membutuhkan banyak binder untuk menyimpan berbagai macam dokumen kertas. Akan jauh lebih mudah jika perusahaan menyimpan data dan informasi dalam sebuah database berbasis cloud sehingga tidak memakan banyak ruangan. Meja kerja akhirnya lebih lenggang dan perusahaan dapat lebih hemat karena tidak lagi perlu menganggarkan biaya untuk merawat dan menyimpan dokumen fisik.
Integrasi Sistem yang Rapi
Teknologi memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan data secara otomatis. Hal ini tidak akan ditemukan dalam cara manual menggunakan kertas. Integrasi yang cepat dan tepat akan membantu perusahaan menghasilkan output serta keputusan yang akurat. Disamping itu, pengarsipan dokumen dalam bentuk digital jauh lebih rapi dalam sistem yang modern.
Dengan peralihan ke teknologi, akses setiap data dan informasi perusahaan dibatasi hanya untuk pihak tertentu yang berkepentingan. Sementara dokumen kertas memiliki keamanan yang rendah dan dapat sewaktu-waktu dimanipulasi oleh pihak tak bertanggung jawab. Perubahan data dan informasi yang ada pada sistem pun lebih mudah dilacak. Pihak yang berwenang dalam perusahaan dapat melihat sebelum dan sesudah data berubah dan siapa yang merubah data atau informasi tersebut. Sementara dalam dokumen kertas, perubahan informasi tidak dapat dilihat dengan jelas.
Ramah Lingkungan
Penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan bisnis terhadap lingkungan dalam masyarakat yang semakin sadar akan pentingnya menjaga lingkungan. Konsep paperless mengurangi konsumsi perusahaan terhadap kertas, dimana hal ini jauh lebih ramah lingkungan daripada tetap bertahan menggunakan kertas. Menerapkan konsep paperless juga membuat citra perusahaan semakin baik dalam penilaian masyarakat
Demikianlah penjelasan mengenai bagaimana manfaat paperless berkat menggunakan software untuk HRD. Ingin mengimplementasikan konsep paperless dengan menggunakan software untuk HRD yang terbaik? LinovHR adalah vendor terpercaya yang sudah lama berkecimpung dalam menyediakan software HRD terbaik untuk berbagai macam client. Hubungi LinovHR untuk mendapatkan keterangan dan keuntungan lebih lanjut.
Barangkali suatu hari, kita akan menjadi terintegrasi dengan mesin-mesin. Kesadaran individual kita akan diserap. Harapan-harapan independen kita akan lenyap. Kita...
