Sistem Cloud ERP merupakan salah satu solusi yang baru-baru ini saya kenal untuk membantu masalah yang terjadi dalam Management Inventory. Dulu, seorang kerabat pernah bekerja di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, khususnya produksi keramik. Baik untuk souvenir atau cinderamata hingga pajangan. Sebagai salah satu usaha menengah di kota Malang, PT tersebut ternyata masih belum memiliki Sistem Cloud ERP. Segalanya masih dijalankan secara manual.

Mulai dari akuntansi, perencanaan hingga sistem management inventory semuanya masih dilakukan secara manual. Karena sifatnya yang terpisah-pisah tersebut, maka ketika owner ingin tahu “bahan baku kita tinggal berapa?” Maka hal yang harus dilakukan adalah langsung melakukan peninjauan ke lokasi penyimpanan barang. Atau menanyakan langsung pada pegawainya. Tidak bisa langsung mengetahui berapa persediaan yang dipunya? Kapan harus restock barang? Cukupkah persediaan barang sampai satu minggu kemudian? Dan berbagai permasalahan lain. Melalui Sistem Cloud ERP, owner akan langsung bisa mendapatkan data yang diinginkan.

Sistem Cloud ERP

Mengapa Perusahaan Manufaktur Perlu Memakai Sistem Cloud ERP?

Kehabisan bahan baku secara mendadak karena tiba-tiba banyak order, inilah yang menjadi masalah umum bagi perusahaan manufaktur sekala kecil dan menengah. Hal ini akan berakibat pada jumlah pengeluaran yang lebih banyak serta tenaga yang lebih ekstra.

Ketika membeli bahan baku dari tempat biasa yang sudah menjadi langganan (dengan harga dan kualitas terbaik) akhirnya terpaksa harus membeli bahan baku di tempat lain. Karena di tempat biasa, bahan tidak tersedia dalam jumlah banyak dalam waktu yang diinginkan. Tentu saja di tempat lain bahan dan harganya sangat berbeda karena memang bukan langganan.

Masalah lain yang bisa terjadi misalnya, barang expired yang ada di gudang bisa jadi tidak terjual terlebih dahulu karena faktor human error (risiko penghitungan manual). Jadi akan ada barang expired yang masih ngendon di gudang dan belum berhasil terjual. Bisa jadi kita membayar orang lebih banyak karena untuk pengecekan barang. Sedangkan di sistem manajemen inventory akan menghemat tenaga dan pengeluaran.

Seperti yang sudah dijelaskan pada paragraf sebelumnya bahwa pengelolaan bisnis kecil yang notabene volume transaksinya masih terbatas dan sumber dayanya masih sedikit, tentu tidak menjadi masalah dengan input spread sheet manual atau menggunakan software manajemen yang sederhana.  Namun, jika bisnis kita sudah berskala besar, pastinya proses manajemen bisnis pun semakin kompleks, melibatkan banyak sumber daya manusia, dengan transaksi yang diciptakan tidak sedikit. Kita butuh kecepatan dan ketepatan misalnya dalam melacak pesanan, mengecek dan memeriksa stok sekaligus mengontrol proses distribusi dan pengiriman agar barang bisa diterima konsumen dengan cepat dan tepat. Jangan sampai kita kehilangan pesanan atau deal bisnis lantaran kesemrawutan dalam pengelolaan manajemen yang tidak efisien.

Pada tahap inilah, sistem software manajemen terpadu atau ERP (Enterprise Resources Planning) menjadi solusi manajeman bisnis. Karena software ERP berbasis cloud notabene memiliki mekanisme otentikasi otomatis untuk mengelola karyawan, penggajian, logistik, penjualan, administrasi dan sebagainya agar sistem manajemen bisnis berjalan efektif dan efisien. Namun bukan hanya berfokus pada ERP manufaktur ya.

Jadi, Sistem cloud ERP ini mengintegrasikan aliran data atau informasi dari beberapa departemen terkait yang berimplikasi langsung pada transaksi bisnis dengan sistem keuangan secara real time. Hal ini memungkinkan pengelola atau pemilik bisnis (business owner) di kalangan top level management untuk membuat keputusan yang lebih baik dan strategis.

Keputusan bisnis yang efektif membutuhkan ketersediaan informasi yang memadai dan data akurat pada waktu yang tepat. Sistem cloud ERP menyediakan data dan informasi dari beberapa departemen dengan mudah dan terus diperbarui. Dengan demikian, produktivitas akan mudah ditingkatkan, karena tiap departemen terkait dapat terkoneksi dengan cepat dan terawasi secara optimal oleh pemilik bisnis atau pengelola dimanapun dan kapan saja.

Tidak hanya sistem yang menyediakan informasi akurat dan memadai, namun juga memiliki Sistem Penjualan dan Distribusi. Serta keunggulan lain dari software ERP ini memberikan fleksibilitas dalam hal membuat penyesuaian yang diperlukan dalam manajamen data sesuai dengan kebutuhan pasar dan kondisi yang diberlakukan pembeli.

SystemEver Cloud ERP Sebagai Solusi

SystemEver Cloud ERP sebagai solusi

Sebelum menggunakan software ERP, ada baiknya mengetahui kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Salah satu permasalahan yang ditemukan dalam perusahaan keramik di atas adalah pada manajemen inventory-nya. Salah satu software ERP yang disarankan adalah SystemEver. Software ini memiliki kemampuan yang handal untuk membantu kinerja perusahaan. SystemEver mudah digunakan, tidak terbatas waktu dan lokasi sehingga bagian terkait bisa bekerja lebih fleksibel. Apalagi sekarang era digital, produktivitas tidak terbatasi lagi oleh ruang dan waktu. Dimana saja dan kapan saja, selama ada akses internet, kita bisa melakukan aktivitas pekerjaan.

SystemEver adalah sistem software cloud ERP yang dapat dikustom sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan meningkatkan kualitas yang terstandarisasi. SystemEver menjadi sistem ERP yang cocok untuk berbagai perusahaan seperti distribusi, trading, services sampai manufaktur.

Keuntungannya jika dihadapkan pada permasalahan perusahaan manufaktur pada bahasan di atas, maka kita bisa memperkirakan stok yang ada. Kapan harus segera restock dan kapan persediaan barang telah berada di batas aman. Selain itu, sistem pembelian dan sistem penjualan dapat dihitung secara tepat karena telah meminimalisir faktor human error. Sistem ERP ini juga menjadi solusi ketika kita membutuhkan data jumlah bahan baku dalam waktu singkat.

Mengapa Harus Menggunakan SystemEver untuk Manajemen Inventory

Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa sistem manajemen inventory berperan krusial dalam bisnis yang melibatkan pegelolaan stok barang. Bisnis yang besar dengan kebutuhan yang makin kompleks membutuhkan sistem software cloud ERP dalam pengelolaan manajemen inventory.

Sistem softaware cloud ERP digunakan perusahaan untuk mengatur dan mengelola fungsi departemen dalam manajemen seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, dan operasi rantai pasokan. Komplit banget kan!

mengapa harus menggunakan sistem manajemen inventory

Apa itu manajemen inventory? Adalah manajemen dalam pengelolaan stok barang. Pada pengelolaan bisnis perusahaan besar biasanya barang terlebih dahulu ditaruh di area penerimaan gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen-komponen, baru kemudian dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan stok atau rak. Sedangkan  di perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dapat langsung ditaruh di tempat penyimpanan stok. Seperti yang terjadi pada perusahaan keramik pada kasus di atas.

Barang-barang tersebut kemudian diambil dari area stok dan dipindahkan ke fasilitas produksi yang akan mengolah bahan baku menjadi barang jadi. Selanjutnya, barang jadi dapat dikembalikan lagi ke rak-rak terlebih dahulu atau dikirim langsung ke pelanggan.

Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen inventaris adalah kombinasi teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak) dan proses serta prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang ini bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.

Saat ini, kebanyakan sistem manajemen inventory dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan bahkan menjadi salah satu bagian dari sistem ERP. Sistem manajemen inventory yang canggih memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan mereka yang disimpan di banyak gudang, yang tersebar di beberapa lokasi.

Kalau lokasinya berjauhan, bisa dibayangkan dong ya ribetnya tanpa sistem cloud ERP. Nah, sistem manajemen inventory ini akan mengotomatiskan manajemen stok barang perusahaan, mulai dari pengaturan reorder point, internal transfer, inventory audit, hingga inventory forecasting.

Manajemen inventaris merupakan proses yang kompleks, yang menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya apabila dilakukan secara manual. Maka hadirlah sebuah sistem yang mempermudah itu semua. Sistem manajemen inventory dapat menyederhanakan proses pengelolaan persediaan yang kompleks, seperti pengecekan inventaris, pemesanan barang dari pemasok, pengambilan dan pengepakan barang, penghitungan nilai inventaris, prediksi kebutuhan inventaris, pelacakan pengiriman pesanan, dan masih banyak lagi.

manajemen inventory

sumber : TechTarget

Keuntungan Sistem Manajemen Inventory

  • Penyimpanan Data Terpusat

Semakin banyak lokasi stok yang harus kita kelola, semakin sulit mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang dimiliki. Melalui sistem manajemen inventory yang memadai, perusahaan akan dapat mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Kita juga dapat memroses pesanan dan melacak kurir pengiriman melalui sistem cloud ERP yang sama.

  • Stock Control

Stock control (atau inventory control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyediakan stok barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.

Sistem manajemen inventory memungkinkan kita untuk mengawasi ketersediaan stok perusahaan dan memastikannya untuk selalu berada di tingkat yang mencukupi. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan perusahaan sudah menipis, sehingga kita dapat segera melakukan pemesanan ulang.

  • Peningkatan Efisiensi

Dengan sistem manajemen inventory, berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat dibuat menjadi lebih sederhana. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat dihasilkan dalam hitungan detik. Ini adalah sesuatu yang mustahil jika dilakukan secara manual.

  • Produktivitas yang Optimal

Karena berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris telah diotomatiskan melalui SystemEver sistem cloud ERP, maka karyawan perusahaan dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting, yaitu pada bidang produksi. Mereka tidak perlu lagi terjebak pada satu pekerjaan yang memakan waktu lama seperti pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan dengan spreadsheet.

  • Penghematan Biaya

Solusi manajemen inventaris menjauhkan perusahaan dari kerugian finansial akibat dari berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu, kompensasi untuk keterlambatan pengiriman, dan lain-lain. Melalui satu sistem yang terpusat dan terintegrasi, kita tidak perlu menghamburkan uang untuk membeli sistem tambahan untuk mengelola persediaan perusahaan.

Selain itu, kita juga bisa mengurangi biaya yang semestinya digunakan untuk membayar tenaga kerja profesional untuk mengelola inventaris perusahaan. Sebab, sistem cloud ERP dari SystemEver ini mampu mengotomatiskan pengelolaan inventaris perusahaan. Sistem ini dapat dengan mudah diimplementasikan oleh siapa pun sekalipun penggunanya bukan ahli dalam inventaris.

  • Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Perangkat lunak manajemen inventaris memastikan seluruh pesanan konsumen terpenuhi dengan baik melalui informasi real time terkait tingkat persediaan perusahaan kita. Sistem juga memungkinkan kita untuk melacak pengiriman pesanan hingga sampai ke tangan konsumen. Sehingga pada akhirnya, sistem ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan pada layanan kita.

  • Prakiraan & Perencanaan yang Akurat

Sistem manajemen inventory membantu kita menjadi lebih proaktif ketika merencanakan dan memprediksi kebutuhan inventaris perusahaan. Melalui laporan inventaris yang lengkap dan akurat, kita dapat mengetahui produk yang paling populer, produk yang jarang dipesan oleh konsumen, seberapa banyak barang yang harus kita sediakan di waktu yang akan datang, pemasok mana yang paling menguntungkan, dan berbagai informasi penting lainnya yang membantu meningkatkan produktivitas bisnis perusahaan.

Semua keuntungan tersebut di atas tersedia dalam Sistem Cloud ERP SystemEver.

why systemever

SystemEver adalah Sistem Software Cloud ERP milik Younglimwon Soft Lab Co., Ltd. dari Korea Selatan. SystemEver merupakan sistem aplikasi ERP yang dikhususkan untuk Small Medium Enterprises. 

SystemEver telah mendistribusikan solusi software sistem ERP kepada ribuan pelanggan selama bertahun-tahun, baik dalam bidang Perdagangan dan Distribusi, Manufaktur & Industri Layanan. SystemEver mencakup seluruh sistem aplikasi ERP mulai dari aplikasi persediaan barang (inventory), aplikasi penjualan, program akuntansi, hingga sistem manajemen. Sistemnya dirancang sebagai software sistem ERP yang mudah digunakan dan disesuaikan serta dikemas dengan inovatif. Selain itu juga dirancang sebagai software ERP untuk perusahaan distribusi serta ERP untuk jasa.

sistem cloud ERP

systemever cloud erp visual menu

Kelebihan SystemEver yang juga bisa menjadi pembeda dengan ERP lain adalah visual menu yang dimilikinya. Semua daily task/pekerjaan harian yang dibutuhkan berada dalam satu layar. Adapun sistem cloud ERP yang lain tidak, harus klik sana sini. SystemEver cukup berada pada satu tab yang sama. SystemEver juga satu-satunya sistem cloud ERP yang menerapkan visual menu di Asia.

Apalagi di tengah pandemi seperti ini yang mengharuskan kita untuk work from home. Sistem cloud ERP ini sangat membantu sih, dan bisa dibilang sudah menjadi kebutuhan. Khususnya kebutuhan bagi small medium enterprise, keberadaan SystemEver akan sangat meringankan beban pekerjaan perusahaan. Jangan khawatir, teman bloger yang membutuhkan contoh software erp bisa mencoba  melalui demo erp dengan menghubungi SystemEver.

Mudah-mudahan artikel ini bisa membantu ya. Stay safe, stay healthy 🙂