Dalam ilmu akuntansi bisnis, transaksi merupakan aktivitas yang cukup rumit dan sangat berisiko terjadi kesalahan atau lalai karna human error. Untuk mencegah hal tersebut, Anda membutuhkan yang namanya kartu stok barang.
Ini harus dikelola dan diatur dengan baik dan teliti, jika tidak bisa menimbulkan kerugian bagi bisnis perusahaan Anda. Opsi alternatif yang bisa Anda pakai untuk melacak inventaris adalah kartu stok persediaan.
Dengan kartu stok ini, Anda bisa melacak seluruh pembelian, penjualan, pembelian, pengembalian, dan transaksi lainnya.
Lalu apa sih benefit yang didapat perusahaan? Untuk menjawabnya, Anda bisa simak ulasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Kartu Stok Barang
Kartu stok barang adalah kumpulan catatan pembukuan yang berisi rincian secara lengkap dari aktivitas yang terjadi, seperti transaksi penjualan, pembelian, pemesanan, pengembalian, hingga perbaikan.
Kartu ini sering disebut sebagai Stock Card atau Bin Card. Kartu ini dapat menunjukkan jumlah antara persediaan fisik dengan jumlah yang tercantum pada kartu apakah sudah sama atau tidak. Apabila jumlahnya tidak sama, bagian audit internal akan langsung menyelidiki dan mengecek masalah tersebut bersama pihak manajemen.
Kartu ini berguna untuk menjaga perputaran modal, membantu Anda menentukan besaran harga pokok produksi (HPP), mengetahui pola kebiasaan pasar, hingga membantu menentukan nilai investasi dari sebuah produk.
Tak hanya itu, kartu stok juga memudahkan Anda mengelompokkan barang dan mengetahui nilai dari sebuah barang yang perlu di-restock.
Jadi, inventaris akan mudah untuk dikontrol dengan kartu stok dengan menunjukkan persediaan yang dimiliki pada satu waktu dan memudahkan dalam melacaknya. Persediaan dalam ini meliputi seluruh item bahan baku barang mentah hingga barang jadi.
Cara ini dinilai efektif dan sangat efisien dalam memberikan informasi cara mengatur dan mengelola persediaan yang baik agar dapat memenuhi permintaan pasar.
Benefit yang Didapat Dari Penggunaan Kartu Stok Barang
Dengan mengaplikasikan kartu stok ini, manajemen level stok dapat terjaga dengan lebih baik sehingga para penanggung jawab gudang bisa menentukan waktu dan jumlah barang yang harus dipesan kembali.
Setelah mengetahui kegunaannya, Anda tidak perlu ragu lagi untuk mengaplikasikan stock card di perusahaan Anda karena ada beberapa benefit yang akan diperoleh. Diantaranya adalah:
1. Mengefisiensikan Penataan Ruang
Dengan melihat kartu stok, Anda dapat menyesuaikan penempatan barang berdasarkan jenisnya. Hal ini membuat pekerjaan bagian gudang dan distirbusi barang jadi lebih cepat, efisien dan akurat.
Kemudian dengan informasi yang tercantum memberikan kemudahan staff gudang dalam mengidentifikasikan barang tanpa merusak packingnya. Dengan demikian, pengendalian dan pengawasan barang akan lebih mudah dikontrol dan mencegah risiko barang hilang.
2. Kesalahan Dapat Diminimalisir
Setiap menerima faktur pasti akan langsung dicek dengan melihat dan meninjau ulang jumlah barang apakah masih sama dengan pengiriman di faktur atau tidak. Dengan menggunakan stock card pengecekan lebih mudah dilakukan sehingga setiap catatan pengiriman yang dibukukan dapat mengurangi risiko hilangnya faktur.
Informasi lengkap yang tercantum dalam kartu stok mampu membantu mengurangi kesalahan yang kemungkinan terjadi ketika pengiriman barang.
3. Memonitor Keluar Masuknya Barang
Setiap bulannya selalu ada laporan yang ditangguhkan kepada setiap karyawan termasuk karyawan di bagian gudang yang berperan penting dalam proses distribusi barang.
Selain itu, hal ini akan membantu auditor melakukan audit tahunan untuk mengidentifikasi materi dari daftar stok yang perlu diperiksa. Kartu stok ini juga dapat memudahkan dalam memantau distribusi barang, artinya Anda dapat menganalisis grafik keluar masuknya barang.
Cara Membuat Kartu Stok Barang
Setelah mengetahui benefit dari penggunaan stock card atau penggunaan kartu stok barang, lalu bagaimana cara membuat kartunya? Langkah-langkah membuatnya adalah sebagai berikut:
1. Desain Kartu Stok
Langkah pertama Anda bisa menggunakan template untuk lebih memudahkan. Ada banyak template stock card yang bisa Anda cari di internet.
2. Cetak Kartu Stok
Berikutnya adalah mencetak kartu. Untuk tahap ini, sebaiknya Anda cetak kartu dalam jumlah yang cukup. Setidaknya setiap item dalam persediaan harus punya kartu stok.
3. Simpan Kartu Dalam Folder
Biar lebih terorganisir dengan baik, ada baiknya Anda menyimpan kartu stok untuk masing-masing item dan transaksi per minggu atau per bulan di dalam folder yang berbeda.
Jangan lupa untuk mengklasifikasikannya menjadi formulir pemesanan, penjualan, pengembalian, dan lain sebagainya.
4. Isi Kartu Stok Untuk Setiap Barang yang Tersedia
Apabila diperlukan, buat sistem yang baik agar tertib dalam pembagian barang ke dalam stok. Misalnya letakkan barang sesuai urutan abjad dan letakkan barang lama di depan barang baru.
5. Presentasikan Kepada Rekan dan Atasan
Setelah Anda selesai membuatnya, presentasikan kepada seluruh anggota staff dalam rapat mingguan bagaimana kerja dari sistem inventaris stok tersebut. Dalam hal ini Anda harus selalu membantu rekan yang membutuhkan sesuatu dari stock card secara langsung.
6. Hitung Neraca Persediaan
Terakhir, hitung masing-masing item berapa banyak yang tersimpan dalam persediaan. Lalu lihat kembali apakah sesuai dengan jumlah yang tertera di kartu stok.
Bila barang tidak ada, perbarui persediaannya. Cek juga tanggal kadaluarsanya dan barang yang sudah kadaluarsa harus di buang. Demikianlah informasi yang berhubungan dengan stock card yang harus Anda ketahui untuk dapat mengoptimalkan keuntungan bisnis Anda. Untuk membantu memaksimalkan dalam mengontrol inventaris perusahaan, Anda dapat menggunakan sistem ERP (Enterprice Resource Planning).
Software ERP Terbaik dari RedERP bisa jadi solusi terbaik untuk Anda terapkan di perusahaan Anda agar seluruh inventaris perusahaan dapat dikontrol dengan baik. RedERP menyediakan beragam modul terlengkap termasuk dalam mengelola distribusi dan persediaan barang, sehingga aktivitas keluar masuk barang dapat dipantau dengan mudah secara digitalisasi. Jadwalkan demonya sekarang juga!
Semoga artikel tentang penggunaan kartu stok barang ini bermanfaat ya!
