HRD memiliki banyak hal yang dikelola, mulai dari mengurus dokumen karyawan hingga memeriksa setiap pengajuan cuti atau lembur karyawan. Tugas administratif dan operasional seperti tersebut tentu memakan banyak waktu, bahkan, sulit bagi HRD untuk fokus pada hal lain. Namun, dengan aplikasi, departemen HRD dapat merampingkan proses sambil meluangkan waktu untuk berinvestasi dalam upaya yang lebih strategis.

Tentu, ketika perusahaan memilih aplikasi HRD, ada harapan bahwa investasi tersebut akan menghemat biaya dan memberi keuntungan lainnya. Keuntungan yang dianggap sebagai bagian dari laba atas investasi atau return on investment bagi perusahaan. Kendati demikian, kemungkinan besar perusahaan mulai mengabaikan ROI dari aplikasi sehingga enggan beralih ke aplikasi HRD. 

Oleh karena itu, berikut disiapkan artikel berupa data dari berbagai sumber untuk membantu Anda menghitung ROI yang diterima perusahaan ketika berinvestasi pada aplikasi HRD.

aplikasi hrd

Apa itu Aplikasi HRD?

Aplikasi HRD, sistem informasi sumber daya manusia, juga dikenal sebagai sistem manajemen sumber daya manusia, adalah perangkat lunak SDM yang membantu perusahaan mengatur, menganalisis, dan mengelola data terkait karyawan dalam satu cloud terpusat.

Bisnis dapat menangani berbagai aktivitas yang berkaitan dengan SDM, rekrutmen, pengelolaan penggajian, dan lain-lain.

Menerapkan aplikasi HRD adalah langkah penting dalam transformasi digital perusahaan. Selain itu, sekilas manfaat yang didapatkan antara lain:

  • Mengotomatisasikan tugas berulang
  • Menghilangkan penggunaan kertas
  • Menghitung penggajian secara otomatis.
  • Mengelola tunjangan karyawan.
  • Mengelola kehadiran karyawan.
  • Dan lain-lain.

Namun, aplikasi pembuat jadwal shift yang berfitur lengkap seperti diatas tidak gratis dan itulah mengapa penting bagi Anda untuk mempertimbangkan biayanya dengan cermat terhadap ROI.

Perbandingan Biaya Aplikasi dan Proses Manual

Pertama-tama, mari ketahui rata-rata biaya terkait aplikasi HRD, kemudian akan dilihat bagaimana menilai manfaat dan mengukur ROI.

Untuk menunjukkan bahwa aplikasi HRD adalah investasi yang baik, penting untuk mengetahui berapa sebenarnya investasi tersebut. Tambahkan semua dana yang dikeluarkan untuk penggunaan software, tambahkan setiap rupiah yang dihabiskan untuk implementasi. 

Saat menggunakan aplikasi HRD, pembayaran per tahun atau per bulan oleh pengguna aplikasi biasanya diperlukan. Misalnya, perusahaan dengan 1000 karyawan, kemudian hanya 26 pengguna yang dijadikan sebagai admin dan perlu dibayar. Maka, untuk perusahaan sebesar itu, biaya aplikasi berkisar Rp 129.753.312,50 per pengguna untuk masa penggunaan selama 5 tahun. Berarti, biaya bulanan perusahaan rata-rata Rp 56.290.694,20.

Bandingkan dengan proses manual. Jika Anda menggunakan sistem on-premise, maka biaya implementasi dan teknis seperti mur, baut, hingga biaya hardware mungkin diperlukan. Begitu juga dengan biaya karyawan yang dilihat dari waktu mereka yang digunakan dalam mengurus administrasi. Jika ditotalkan. menurut studi Harver, perusahaan dengan 1000 karyawan rata-rata menghabiskan Rp 719.975.180,40 per tahun.

aplikasi HRD

Mengukur ROI Aplikasi HRD Perusahaan

Beberapa ROI yang dapat diambil dari penggunaan aplikasi HRD, diantaranya sebagai berikut ini. 

Proses Onboarding Otomatis

Penelitian Green House menunjukkan bahwa mengotomatisasikan proses onboarding dapat menghemat waktu hingga 50 persen. Rata-rata profesional HR menghabiskan sekitar 11 jam untuk onboarding setiap ada karyawan baru.

Jika perusahaan mempekerjakan 30 karyawan baru dalam setahun, onboarding otomatis dalam aplikasi HRD dapat menghemat lebih dari Rp 741.44.750,00 setiap tahun. Manfaat tambahan dari onboarding melalui aplikasi meliputi:

  • Engagement: Ketika karyawan merasa proses onboarding efektif, mereka 5x lebih mungkin merasa engagement perusahaan tinggi.
  • Retensi: Aplikasi HRD yang mengotomatisasikan proses orientasi efektif meningkatkan kepercayaan karyawan baru dalam keputusan mereka untuk bergabung dalam perusahaan, mengurangi anggaran hingga 30 persen.
  • Kinerja & Produktivitas: Onboarding otomatis yang efektif menambah produktivitas administrasi perusahaan sebesar 33 persen.

Proses Pengajuan & Persetujuan Online

Ketika departemen HR dipenuhi dengan dokumen pengajuan dan perlu diperiksa satu per satu secara manual, lalu meminta tanda tangan tambahan dari satu manajer ke manajer lainnya, maka aplikasi HRD menyediakan proses administrasi dengan pengajuan dan persetujuan secara online. 

Memastikan orang menandatangani formulir lembur, cuti, izin, dan sakit dapat menyita waktu bagi semua orang di perusahaan. Selain itu, biaya mencetak kertas pun lama kelamaan terasa dalam anggaran.

Maka dari itu, aplikasi HRD yang menawarkan teknologi cara mengajukan lembur hingga persetujuan izin online, dapat menghemat hingga 40 jam kerja setiap bulan dan Rp 296.579,00 per dokumen. Jika ditambahkan lebih dari setahun, ROI dapat menjadi jutaan rupiah bagi perusahaan.

Manfaat lainnya yang dapat dimiliki perusahaan menurut Green House:

  • Efisiensi: Aplikasi online mengurangi waktu penyelesaian dokumen yang perlu ditandatangani sebanyak 90 persen.
  • Nama Perusahaan: Proses administrasi otomatis membantu perusahaan menarik talenta terbaik, karena 92 persen generasi muda suka bekerja di perusahaan yang digital dan ramah lingkungan.

Solusi Manajemen Waktu Otomatis 

Tanpa aplikasi, sistem manajemen waktu perusahaan  mungkin terdiri dari spreadsheet dan profesional HR yang kelelahan bisa saja membuat perusahaan rentan terhadap perhitungan waktu dan pemantauan absensi yang tidak akurat. 

Penelitian Green House menunjukkan bahwa rata-rata karyawan membutuhkan waktu hingga tiga hari untuk melaporkan kesalahan tersebut. Sementara pengelolaan kehadiran karyawan yang otomatis dan online menghilangkan berbagai kesalahan human error tersebut.

Manajemen waktu dalam software untuk membuat jadwal kerja shift juga mengarahkan pada manfaat lain seperti:

  • Efisiensi: Pemantauan absensi dan cuti otomatis membantu perusahaan mengelola ketidakhadiran karyawan dengan lebih baik, yang menghabiskan biaya sekitar 6 persen dari gaji tahunan bagi bisnis Anda. 
  • Kinerja optimal: Ketika karyawan menggunakan aplikasi HRD untuk absensi online mereka, tingkat produktivitas karyawan meningkat hingga 10 persen.

Employee Self Service 

Salah satu pekerjaan yang menyita waktu HR adalah pertanyaan dan permintaan karyawan yang banyak setiap harinya. Hal seperti ini dapat menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu, belum lagi mengurangi transparansi karyawan ketika mereka tidak dapat mengelola data mereka sendiri.

Aplikasi HRD dengan employee self service memungkinkan karyawan mengelola informasi, data, dan kebutuhan mereka sendiri. Hal tersebut mengurangi waktu HR sebesar 40-60 persen atau sekitar 2 jam per hari.

Manfaat tambahan dari aplikasi yang menyediakan employee self service meliputi:

  • Efisiensi: Aplikasi dengan fitur ESS memungkinkan HR mengelola administrasi karyawan hingga 10 persen lebih banyak per orang.
  • Keunggulan kompetitif: ESS dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Perusahaan dengan aplikasi yang berfitur ESS, 50 persen lebih mungkin mendapat title perusahaan terbaik di industrinya. 
  • Kinerja & Produktivitas: 72 persen SDM yang menggunakan ESS di perusahaan menyatakan beban kerja jauh lebih ringan.

Dengan memperhatikan perhitungan waktu dan penghematan anggaran, ROI bagi aplikasi HRD sudah menjadi jelas. Tapi, ini bukan hanya tentang waktu dan uang, karena software HRD dapat mengubah cara manajemen HRD perusahaan dari hal operasional menjadi strategis.

Mulai atasi turnover karyawan, tingkatkan engagement, dan hal lain di perusahaan ketika aplikasi HRD seperti Talenta dalam genggaman. Coba demo gratis Talenta sekarang juga atau hubungi Talenta sekarang juga. 

 

Related Posts: