Berbicara soal aplikasi manajemen proyek, saya jadi teringat paklek dan teman saya yang sering mengeluh tentang pekerjaan mereka. Baru-baru ini paklek sedang mengemban tugas besar, mengawal pembangunan gedung BPJS yang baru di Banyuwangi, Jawa Timur. Beliau memang tidak pernah berbicara pada saya tentang bagaimana pekerjaannya itu sangat repot dan membutuhkan banyak perhatian. Sampai-sampai harus menggadaikan waktu bersama keluarga.

Gimana engga? Harus loncat dari lokasi satu ke lokasi yang lain, anggaran pun jadi banyak terpakai untuk keperluan operasional yang sebenarnya bisa diminimalisir atau bahkan dipangkas jika perlu.

Begitu juga dengan paklek saya yang lain, yang juga bekerja di sebuah perusahaan kontraktor. Pagi berangkat dengan pesawat lalu pulang lagi dengan pesawat di hari yang sama malam harinya. Saya yang pernah tinggal dua malam di rumah beliau pun akhirnya sangat memahami, betapa weekend menjadi hari yang sangat penting bagi paklek, bulek dan anak-anaknya. Karena ya begitu, sebelum subuh sudah berangkat ke bandara, baru sampai rumah bisa tengah malam. Lalu paginya masih ada yang harus dikerjakan lagi. Sungguh melelahkan bukan?

manajemen proyek

Meski proyeknya nampak bernilai milyaran, tapi kalau bisa memilih, Paklek saya tentu ingin menghabiskan waktu bersama keluarga seperti pegawai lainnya dengan durasi yang lebih lama. Apalagi di tengah kondisi pandemi seperti ini. Tugas mengemban proyek sebesar itu serasa berat dan membuat Paklek juga berandai-andai. Andai bisa punya solusi yang bikin kerjaan saya lebih efektif? Efektif dan efisien dari segi waktu dan juga pekerjaan.

Solusi Manajemen Proyek Jadikanmu Bapak dan Menantu Idaman

Suatu ketika saya bertanya pada paklek saya, apa sih yang menyulitkan? Memanage orang-orang yang bekerja dengannya adalah salah satu jawabannya. Disamping kesulitan untuk membagi waktu bersama keluarga yang dicintainya.

Kebanyakan dari mereka tidak mau diajak untuk berpikir maju. Padahal kriteria ideal sebuah usaha yang sukses adalah : Awet, Gres, Mandiri, Naik Kelas, dan Go Global. Mengkondisikan ini nih Paklek yang belum nemu caranya.

Salah satu hal yang sulit memang mengkondisikan sebuah bisnis dari generasi Boomers adalah bagaimana caranya agar mereka bisa melek digital. Sehingga bisnisnya pun lebih mendunia, naik kelas dan go global tentunya.

Sematang-matangnya sebuah program dan sesukses apapun eksekusinya di lapangan, akan tetap dipengaruhi oleh ekosistem yang melingkupinya. Ibarat lahan gembur atau tandus, teknologi dan solusi manajemen proyek adalah faktor yang bisa mempercepat atau memperlambat peningkatan kualitas proyek itu sendiri.

Bersyukur sekali saat ini ada Tomps, yaitu aplikasi manajemen proyek berbasis aplikasi mobile dan web yang hadir karena kebutuhan akan kualitas, efektivitas serta kecepatan monitoring progres proyek pembangunan di lapangan. Project management software Indonesia Tomps mengedepankan efisiensi dalam pengelolaan proyek melalui supervisi online yang dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Tentu hal ini menjadi hal yang sangat kita butuhkan di kala pandemi seperti ini.

Paklek saya sempat terinfeksi virus Covid-19 karena memang beliau tidak bisa meninggalkan tugasnya yang merangkap sebagai supervisor di lapangan meskipun PPKM telah ditetapkan. Adanya Tomps menjadikan beliau punya kesempatan untuk melakukan supervisi online kapan saja dan dimana saja. Selain itu, ia bisa menjadi bapak-bapak idaman para istri, mertua, dan juga anak-anak karena bisa meluangkan cukup waktu untuk keluarganya.

tomps

Apa sih Manajemen Proyek itu?

Meskipun kita tidak memiliki latar belakang pendidikan tentang manajemen, memahami apa itu manajemen proyek menjadi penting ketika kita terjun ke dunia bisnis, industri, hingga konstruksi.

Kenapa? Tentu kita harus tahu bagaimana cara mengelola hingga menyukseskan sebuah proyek yang sedang kita kerjakan.

Menurut, Ricky W. Griffin dalam situs Tomps.id disebutkan manajemen adalah sebuah proses perencanaan, organisasi koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai sesuai rencana.

Kata efisien yang sudah disebutkan sebelumnya berarti sebagai keadaan dimana tujuan tercapai sesuai rencana, dan kata efisien diartikan sebagai kegiatan maanjemen yang dilakukan secara cermat, terorganisir dan tepat waktu. Sehingga secara mumum manajemen dapat diartikan sebagai sebuah seni dalam ilmu dan pengorganisasian yang terdiri dari menyusun rencana, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, hingga pengendalian dan pengawasan.

Sedangkan definisi proyek menurut situs Tomps.id dapat berarti sebagai kegiatan sekali lewat yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, mutu dan triple constraint. Kegiatan proyek biasanya tidak rutin, siklusnya pendek, dinamis dan terdiri dari banyak pekerjaan dengan intensitas yang mudah berubah-ubah.

Jadi manajemen proyek dapat diartikan sebagai usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif.

definisi manajemen proyek

All in One dalam Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Kalau boleh memilih, saya juga ingin membatasi perjalanan dari satu kota ke kota lainnya. Waktu yang dibutuhkan tidak sedikit, tapi harus dijalani demi keberhasilan sebuah proyek. Meskipun seringnya pekerjaan di lapangan jadi molor karena keterbatasan ruang dan waktu, cost pun keluar lebih banyak. – Ir. Muis (Paklek saya ketika diwawancara soal manajemen proyeknya)

Kita tahu bahwa di era yang serba digital dan cepat seperti ini teknologi membawa banyak perubahan besar dalam kehidupan manusia. Siapa yang bisa membayangkan kalau orang yang lahir di tahun 50 atau 60-an saat ini kita bisa berbincang-bincang saling bertatap muka dengan orang yang jaraknya ribuan kilometer dari tempat kita duduk?

Bahkan saat ini pun, membuka rekening tabungan di bank pun bisa dilakukan tanpa harus datang ke lokasi bukan? Seolah kita telah menjelajahi ruang dan waktu yang telah disiapkan oleh Doraemon. Segala yang tidak mungkin akhirnya menjadi mungkin berkat teknologi.

Meski teknologi juga kerap dikatakan seperti dua mata pisau yang tajam. Namun teknologi dapat dimanfaatkan untuk membantu kita melakukan banyak hal sekaligus. Akhirnya dengan teknologi, kita pun bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat, membuatnya lebih transparan, menjadikannya lebih aman dan masih banyak lagi hal positif lainnya. Sayang jika kita tidak menyambut manfaat itu kan?

Coba kita bayangkan betapa ribetnya pekerjaan yang sebenarnya bisa kita persingkat dengan adanya teknologi ini. Mulai dari tahapan datang langsung ke lapangan, mencetak berbagai dokumen penting lalu memisahkannya dalam map-map warna warni, lalu membuat laporan melalui spreadsheet hingga sampai di rumah pun kita seringkali tidak cukup puas menelepon satu atau dua kali saja untuk mengetahui progres pekerjaan di lapangan.

Belum lagi dengan dampak buruk jika ada laporan yang tidak akurat, jadwal yang kemudian berantakan, komunikasi yang buruk hingga fraud yang akhirnya membuat pengeluaran proyek jadi lebih mahal. Gagal dong bisa kurban sapi tahun depan, hehe..

Bagaimanapun pasti kita ingin yang tercepat, terbaik dan tentu saja yang lebih menguntungkan.

all in one

source : Tomps.id

Tomps Solusi Manajemen Proyek Terbaik di Indonesia

Tomps membuat manajemen proyek semakin efisien karena perkembangan proyeknya dapat dipantau baik oleh pelaku atau pelaksana proyek secara langsung. Jadi tidak perlu lagi issue resource yang terbatas dan data yang sangat banyak dan sulit itu.

Karena Tomps sebagai project management software Indonesia tentu bisa membantu paklek saya membuat perencanaan, kelola, kontrol serta evaluasi manajemen proyek dimanapun dan kapanpun. Banyak lho proyek konstruksi yang dipercaya oleh pengembang untuk bergandengan tangan dengan Tomps ini. Memanfaatkan teknologi demi go global adalah pola pikir yang harus mulai menjadi habit kita di era 5.0 ini.

3 Tahapan Mudah Mengelola Proyek dengan Tomps

Bahkan ketika generasi Boomers mengoperasikan Tomps, dapat dijamin mereka akan bisa segera beradaptasi dengan mudah. Mengelola proyek dengan Tomps dari genggaman. Mudah, ringkas dan cepat. Berikut tiga tahapan yang bisa dilakukan dalam mengelola proyek bersama Tomps :

1. Entry Project Data

Dalam tahapan ini kita bisa menyiapkan data pada project planning. Kita tahu bahwa tahapan plan adalah tahapan krusial yang akan menentukan akan dibawa kemana proyek ini ke depannya. Target waktu, dana, hingga hasilnya, harus bisa kita rencanakan dengan baik dan matang. Lalu Tomps membantu kita untuk menginisiasikannya dalam sistem Tomps.

Pada tahap ini, kita bisa melakukan work unit template, scheduling, budget plan, alur pengajuan approval, pembagian tim, hak akses data dan lain-lain. Jika sudah siap, maka proyek-proyek pun bisa dikelola dan diperbaharui status penyelesaiannya dengan mudah melalui aplikasi mobile Tomps.

Mau ngehandle proyek lebih dari satu di waktu yang sama pun, bisa!

mengelola proyek dengan tomps

2. Update Status and Evidence

Proyek yang berjalan di lapangan juga bisa dibantu dengan adanya Tomps ini lho. Tim lapangan akan dengan mudah dapat melaporkan update pekerjaannya beserta dengan evidence dari lapangan secara end to end, real time dan on-cloud. 

Tim akhirnya akan dengan mudah melihat jadwal dan detail pekerjaan selanjutnya pada proyek-proyek yang sedang dikelolanya pada sistem Tomps. Semua pekerjaan ini juga bisa digunakan via smartphone dengan aplikasi mobile Tomps.

Jadi ngga ada tuh namanya molor-molor club. 

3. Review and Report

Melalui Tomps, kita juga akan merasakan kemudahan dalam menyusun dan melihat review dan report proyek saat ini. Smart project management system yang disuguhkan oleh Tomps menyediakan berbagai jenis bentuk report yang kita butuhkan untuk dilaporkan pada stakeholder.

Mulai dari general report, summary report, project team performance, PO Report, Issue Report, Ganti Chart, sampai S-Curve. Semuanya akan otomatis dibuat oleh sistem secara real time dan transparan sesuai dengan progres di lapangan.

Tentu saja kita tidak perlu lagi kerepotan menyusun laporan harian, mingguan hinga bulanan secara manual. Hmm beneran anti repot club kan?

Manfaat dan Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Beberapa manfaat dan tifur yang bisa kita dapatkan dari Software Manajemen Proyek Tomps diantaranya :

1. Memantau semua proyek dalam dashboard otomatis yang mudah dan menarik

manfaat aplikasi manajemen proyek

source : tomps.id

Adanya fitur spreadsheet otomatis yang mudah dan menarik kita dapat melihat secara cepat perkembangan proyek melalui Tomps. Selain itu kita juga bisa mengetahui beban kerja tim dan melacak jadwal proyek terbaru dengan mudah.

Bye-bye spreadsheet manual yang ribet 😀

2. Melihat langsung progres proyek dengan sistem terintegrasi online

manfaat aplikasi manajemen proyek

Kita juga bisa merencanakan detail proyek kerja sesuai dengan waktu yang diinginkan bersama pelaksana proyek. Kita bisa lho mengatur parameternya sendiri lalu mengundang stakeholder untuk ikut berkolaborasi dalam proyek dalam tools manajemen proyek Tomps.

Di dalamnya kita juga dapat dengan mudah mengunduh dan mengunggah rencana proyek dari file. Jadi jika kita membutuhkan aplikasi timeline project, tentu Tomps menjadi pilihan yang tepat untuk itu.

3. Laporan data proyek yang detail dan transparan secara real time

manfaat aplikasi manajemen proyek

Software manajemen proyek Tomps juga dapat menampilkan status proyek kita dari hulu ke hilir hanya dalam satu langkah saja.

Kegiatan melacak data, perkembangan risiko, masalah, dan perubahan pada proyek dapat dilakukan dengan mudah lewat tersedianya data yang detail, transparan dan real time.

4. Mengetahui setiap progres secara real time dengan bukti langsung dari lapangan

manfaat manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen Proyek Tomps juga dapat meminimalisir peluang terjadinya penyimpangan dalam proyek yang kita kerjakan. Karena sudah tersedia laporan yang disertai bukti dari lapangan secara real time.

Menariknya, Tomps juga dilengkapi dengan fitur maps yntuk mengetahui secara akurat lokasi bukti yang diunggah ke sistem, sehingga proyek dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien.

Perusahaan Mana Saja yang Cocok Menggunakan Aplikasi Manajemen Proyek Tomps?

For your information, melansir dari laman Tomps.id, diketahui bahwa 71% organisasi melaporkan bahwa penggunaan software manajemen proyek ternyata mampu menaikkan kualitas kontrol dan manajemen dalam proyek yang mereka tangani (KMPG XSurvey, 2019). Data yang berbicara, bahwa penggunaan aplikasi manajemen proyek terbukti efektif dan efisien.

Selain tingkat efektifitas dan efisiennya yang sudah terbukti tinggi, aplikasi manajemen proyek ini juga bisa digunakan untuk jenis proyek atau industri yang beragam. Tidak hanya digunakan sebagai aplikasi manajemen proyek konstruksi. Tomps bisa membantu kita mengelola jenis-jenis proyek seperti :

  • Properti and Construction Service
  • Maritime and Logistic Service
  • Local Government Service
  • Manufacturing and Agribusines Service

Seperti yang telah kita ketahui, proyek bisa berbentuk dan juga tak berbentuk. Tomps bukan hanya bisa dimanfaatkan oleh proyek-proyek berbentuk seperti properti, konstruksi, logistik, hingga manufaktur. Namun, juga bisa dimanfaatkan oleh proyek tak berbentuk seperti program yang biasanya dijalankan di rumah sakit yang mencakup billing pelayanan, jumlah persediaan obat di ruang farmasi bahkan hingga pengecekan ruangan yang kosong. Pekerjaan seorang teknisi pun semakin ringan dan terbantu. Sehingga tenaganya dapat dialihkan untuk pekerjaan lain yang lebih produktif dan inovatif.

Bagaimana, berminat untuk mencoba aplikasi manajemen proyek terbaik kali ini? Yuk, coba project management gratis dari Tomps sekarang. Serta jangan lupa bagikan pengalamanmu bersama aplikasi manajemen proyek di kolom komentar ya. Siapa tahu akan dapat menginspirasi pembaca lainnya.

Sudah siap melakukan perubahan? Jangan lupa bahwa :

“Kecerdasan adalah kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan,” – Stephen Hawking.

Semoga bermanfaat! 🙂

Referensi pendukung : tomps.id

Related Posts: